Publié le 8 novembre 2021
Assistant.e de Direction – Assistant.e d’équipe régional.e
Localisation Marseille
Contrat CDD
MERCI D’ENVOYER VOS CV ET LETTRE DE MOTIVATION PAR MAIL À :

Urbanis,
24 cours Pierre Puget
13006 Marseille Marseille

partager

À propos d'Urbanis

Opérateur privé au service de l’intérêt public depuis 1979, Urbanis élabore et anime des opérations de requalification de l’habitat privé en France Métropolitaine. En tête des structures privées de conseil en habitat, nous regroupons près de 400 intervenants répartis dans 12 agences régionales et 3 départements thématiques.

Nous réalisons pour le compte des collectivités territoriales et d’établissements publics, des missions d’études et de conseil dans le domaine de l’habitat et de l’urbanisme, des opérations d’amélioration de l’habitat des centres anciens et de redressement des copropriétés en difficulté. Nous assistons également les copropriétés dans la définition et la mise en œuvre de leur projet de rénovation énergétique. Notre devise : agir pour un habitat digne et durable.

Ses Missions 

Placée sous la responsabilité de la Responsable de Développement, ses principales missions sont : Assistance à la Direction de l’agence, en lien avec les process nationaux : 

  • Organisation des moyens généraux de gestion de l’agence, mise à jour des process, centralisation des données,
  • Organisation des dossiers projets sur GoogleDrive, mise à jour, relais DSI, appui relation clients et partenaires,
  • Gestion agenda, organisation logistique des réunions, séminaires, rédaction des comptes rendus et diffusion.
  • Appui RH : absences, frais, recrutement (gestion CV, réponses candidatures, organisation d’entretiens, alimentation vivier, recherche stagiaires…) 

Assistance au fonctionnement de l’Agence 

  • Relations Siège Urbanis : relayer les demandes, transmettre les informations administratives et de fonctionnement de l’agence, suivi des absences, des frais, des formations, diffusion des informations, …
  • Fonctionnement interne et gestion administrative quotidienne : Assurer le standard téléphonique, Gérer la logistique des locaux (entretien, besoins en matériel, achats, commandes petit matériel, véhicules de service…), Gestion des fournitures et des relations fournisseurs, suivi et gestion des contrats et factures fournisseurs,
  • Suivi des Appels d’Offres, appui facturation clients. 

Selon les compétences, le poste pourrait s’ouvrir également à une fonction d’Assistance aux équipes projets sur les opérations en cours (selon compétences développées) : 

  • Assurer le secrétariat et le suivi administratif des opérations : mise en forme des documents informatiques, gestion des plannings de visite, saisie de questionnaires, saisie des bases contacts et mise à jour, suivi administratif des contacts (envoi des courriers, listes de pièces, réception des pièces), élaboration de mailings, potentiellement constitution des dossiers administratifs de demande de subvention. 
  • Premier accueil : standard téléphonique des missions, premier conseil et orientation du public, gestion des premiers contacts (informations sur les dispositifs gérés par l’agence, éligibilité, pièces à fournir, …), 

Profil recherché 

Niveau BTS Assistant de direction / Assistant Manager / Assistant de gestion entreprise ou Licence Pro. Aisance avec l’outil informatique 

Capacité à apprendre / Capacité d’expression écrite et orale / Organisation et rigueur / Sens des responsabilités et de l’organisation / Aptitudes à travailler en équipe / 

Maîtrise des techniques d’accueil : écouter, orienter, chercher et donner l’information, aisance relationnelle

 

Conditions 

  • CDD (remplacement maladie) – temps plein 35 heures, 
  • Poste basé à Marseille, au sein d’une équipe de 11 personnes, 
  • Rémunération : selon niveau de compétence et expérience (24 à 28 K€ bruts par an) 
  • Intéressement, Participation, Tickets restaurant, mutuelle, épargne salariale, possibilité de prise en charge à 50% de l’abonnement en transport en commun, 
  • Permis B 
  • Poste à pourvoir immédiatement 

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation par mail à : recrutement@urbanis.fr