Publié le 2 mai 2022
Assistant de Direction Expérimenté (H/F)
Localisation Marseille
Contrat CDI
MERCI D’ENVOYER VOS CV ET LETTRE DE MOTIVATION PAR MAIL À :

Urbanis,
24 cours Pierre Puget
13006 Marseille Marseille

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À propos d'Urbanis

Opérateur privé au service de l’intérêt public depuis 1979, Urbanis élabore et anime des opérations de requalification de l’habitat privé en France Métropolitaine. En tête des structures privées de conseil en habitat, nous regroupons près de 400 intervenants répartis dans 12 agences régionales et 3 départements thématiques.

Nous réalisons pour le compte des collectivités territoriales et d’établissements publics, des missions d’études et de conseil dans le domaine de l’habitat et de l’urbanisme, des opérations d’amélioration de l’habitat des centres anciens et de redressement des copropriétés en difficulté. Nous assistons également les copropriétés dans la définition et la mise en œuvre de leur projet de rénovation énergétique. Notre devise : agir pour un habitat digne et durable.

Urbanis Aménagement est la filiale Aménagement d’Urbanis, capitalisée à 100% par Urbanis. La société est spécialisée dans les opérations d’aménagement en quartiers anciens. UA, c’est 14 collaborateurs de 36 ans en moyenne. 

 

Nous accompagnons les agences Urbanis dans le développement de leurs activités d’aménagement.

Vos missions

Objectif principal du poste : L’Assistant.e de Direction met en avant ses compétences pour soulager la Direction de l’Agence de toutes les préoccupations administratives et, de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Missions générales

  • Le suivi des appels d’offres : veille et détection des appels d’offres, appui et participation administrative aux réponses à appel d’offres, remplissage du baromètre, classement  et suivi des appels d’offres perdus ;
  • Le suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats, contact avec les clients sur les questions administratives et comptable (modalités de facturation, Chorus Pro, etc) et classement ;
  • Appui à la Direction et à l’équipe, en lien avec la gestionnaire comptable sur le reporting : 
  • Le suivi des facturations clients : ajustement de la facturation prévisionnelle, récupération des facturations réelles auprès des chefs de projet, intermédiaire entre les chefs de projet et le service Comptabilité ;
  • Le suivi des honoraires libéraux : récupération des fiches de répartition et des annexes au protocole de collaboration auprès des chefs de projet, vérification de la corrélation entre les fiches de répartition et les honoraires libéraux pour transmission au service Comptabilité ;
  • Vérification des frais généraux et des immobilisations affectées à l’Agence.
  • Petite comptabilité : achats en ligne, vérification et transmission des relevés CB au service Comptabilité ;
  • Appui administratif des intervenants : validation des notes de frais, dans congés, intermédiaire entre le service des Ressources Humaines et les intervenants ;
  • Appui administratif sur le recrutement : diffusion des offres d’emploi, gestion des candidatures et des réponses, création des fiches d’embauche et des fiches de modifications de contrat, suivi des nouveaux contrats ;
  • Gestion de la relation fournisseurs : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations et gestion des litiges ;
  • Gestion de notre parc informatique et mobile
  • Réponses aux besoins logistiques lors de réunions ou de formations internes ;
  • Accueil physique et téléphonique.

Missions transversales :

  • Référent.e informatique : intermédiaire entre les intervenants, la Direction et le service Informatique, gestion du parc informatique ;
  • Référent.e COVID-19 : communication sur les mesures et consignes sanitaires selon le protocole national, avertissement en cas de cas contact ou positif, suivi des arrêts de travail, achats de matériels ;
  • Responsable Animatrice Qualité (si UA entre dans le déploiement) : gestion du Système Management Qualité (appels d’offres, conduite de mission, mesure de la satisfaction client, gestion des ressources), bilan annuel du Système de Management Qualité. 

Votre profil

  • Formation : BAC+2/3 BTS Assistant de Direction
  • Expérience : 3 ans d’expérience minimum
  • Compétences : grande polyvalence, capacité d’écoute et d’adaptation, discrétion et confidentialité, organisation, rigueur ainsi qu’une bonne intelligence relationnelle sont essentielles pour réussir sur ce poste, au sein d’une équipe pluridisciplinaire. 
  • Environnement : maîtrise de la suite office et Google workspace

Rejoignez-nous

  • CDI à temps complet
  • Statut ETAM
  • Poste basé à Marseille : Vieux Port, à pourvoir dès que possible. 
  • Rémunération : 35 000 € bruts annuels, selon niveau de compétence et expérience 
  • Intéressement aux résultats de l’entreprise
  • Tickets restaurant pris en charge à 51% par l’employeur (valeur faciale de 8€)
  • Mutuelle d’entreprise
  • A compétences égales, le poste est ouvert aux candidats en situation de handicap