Publié le 26 septembre 2022
Adjoint de direction expérimenté F/H
Localisation Lyon
Contrat CDI
ENVOYEZ VOTRE CANDIDATURE (CV + LETTRE DE MOTIVATION) PAR MAIL A :

Urbanis,
100 - 102 avenue du Maréchal de Saxe
69003 Lyon Lyon

partager

À propos d'Urbanis

Opérateur privé au service de l’intérêt public depuis 1979, Urbanis élabore et anime des opérations de requalification de l’habitat privé en France Métropolitaine. En tête des structures privées de conseil en habitat, nous regroupons près de 450 intervenants répartis dans 12 agences régionales et 3 filiales.

Nous réalisons pour le compte des collectivités territoriales et d’établissements publics, des missions d’études et de conseil dans le domaine de l’habitat et de l’urbanisme, des opérations d’amélioration de l’habitat des centres anciens et de redressement des copropriétés en difficulté. Nous assistons également les copropriétés dans la définition et la mise en œuvre de leur projet de rénovation énergétique. Notre devise : agir pour un habitat digne et durable.

 

 

L’agence régionale de Lyon (50 intervenants) est organisée en équipes projets réparties sur 3 antennes en région AURA (Lyon, Montélimar et Clermont-Ferrand), pour intervenir au plus près de nos clients et de nos missions. Vous serez basé.e dans nos locaux de Lyon. 

 

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un.e Adjoint.e de Direction Expérimenté.e H/F qui sera sous la responsabilité directe du directeur de l’agence et en binôme sur certaines tâches. Poste pouvant évoluer vers des fonctions managériales. 

 

 

Vos missions seront les suivantes : 

 

Objectif principal du poste : L’Adjoint.e de Direction met en avant ses compétences pour appuyer la Direction de l’Agence sur toutes les formalités administratives et, de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour gagner en efficacité. 

Missions générales

  • L’appui à la Direction par :

Le suivi des appels d’offres : veille et détection des appels d’offres, appui et participation administrative aux réponses à appel d’offres, remplissage du baromètre, classement et suivi des appels d’offres perdus 

Le suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats, contact avec les clients sur les questions administratives et comptable (modalités de facturation, Chorus Pro, etc) et classement, suivi des bons de commande des marchés Métropole de Lyon

Le suivi des facturations clients : ajustement de la facturation prévisionnelle, récupération des facturations réelles auprès des chefs de projet, intermédiaire entre les chefs de projet et le service Comptabilité 

Le suivi des honoraires libéraux : récupération des fiches de répartition et des annexes au protocole de collaboration auprès des chefs de projet, vérification de la corrélation entre les fiches de répartition et les honoraires libéraux pour transmission au service Comptabilité 

La vérification des frais généraux et des immobilisations affectées à l’Agence L’assistance au directeur de l’agence : signature de documents, prise de rendez-vous, organisation de réunions, réservations, … 

L’appui à la mise en pratique de la stratégie de développement de l’agence : déclinaison de la stratégie de l’agence et de ses priorités, suivi de son avancement 

 

  • L’appui à l’équipe par :

Petite comptabilité : achats en ligne, vérification et transmission des relevés CB au service Comptabilité 

Appui à la communication interne et externe de l’agence 

Appui à l’organisation des réunions d’agence et d’antenne (odj, cr, ..) Gestion de la relation fournisseurs : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations et gestion des litiges 

Gestion de notre parc informatique et mobile 

Gestion de notre parc de véhicule 

Gestion logistique des locaux de l’antenne de Lyon 

Réponses aux besoins logistiques lors de réunions ou de formations internes Accueil physique et téléphonique 

Traitement du courrier, gestion de la boite mail de l’agence 

 

  • L’appui sur des missions :

Suivi des tableaux financier de trésorerie des projets de réhabilitation des copropriétés (suivi de chantier, suivi des subventions, préfinancement) sur certaines missions opérationnelles 

 

Missions transversales

  • Référent.e informatique : intermédiaire entre les intervenants, la Direction et le service Informatique, gestion du parc informatique, le prestataire informatique ; Référent.e COVID-19 : communication sur les mesures et consignes sanitaires selon le protocole national, avertissement en cas de cas contact ou positif, suivi des arrêts de travail, achats de matériels ;
  • Responsable Animatrice Qualité : gestion du Système Management Qualité (appels d’offres, conduite de mission, mesure de la satisfaction client, gestion des ressources), bilan annuel du Système de Management Qualité.

Le profil que nous recherchons : 

  • Formation : BAC+2/3 BTS Assistant de Direction
  • Expérience : 10 d’expérience minimum
  • Compétences : grande polyvalence, capacité d’écoute et d’adaptation, discrétion et confidentialité, organisation, rigueur ainsi qu’une bonne intelligence relationnelle sont essentielles pour réussir sur ce poste, au sein d’une équipe pluridisciplinaire. – Environnement : maîtrise de la suite office et Google workspace

Les conditions que nous vous proposons :

  • CDI à temps complet 
  • Statut Cadre 
  • Poste basé à Lyon, à pourvoir dès que possible. 
  • Rémunération selon niveau de compétence et expérience 
  • Intéressement aux résultats de l’entreprise 
  • Tickets restaurant pris en charge à 51% par l’employeur (valeur faciale de 8€) Mutuelle d’entreprise 

A compétences égales, le poste est ouvert aux candidats en situation de handicap